Máy chấm công bằng vân tay có lợi ích thế nào với doanh nghiệp?
Doanh nghiệp được lợi ích gì khi sử dụng máy chấm công bằng vân tay? Câu hỏi này cần được lý giải trước khi bạn quyết định chi tiền để sắm một máy chấm công cho công ty của mình.
Chi phí đầu tư rất ít ỏi
Chi phí đầu tư là yếu tố đầu tiên mà mọi người thường quan tâm. Các máy chấm công hiện nay rất đa dạng về mẫu mã và chủng loại. Đồng thời, mức giá của các máy chấm công vân tay cũng rất phong phú. Các loại máy chấm công rẻ nhất có thể chỉ vài trăm nghìn. Loại cao cấp có thể lên đến cả chục triệu đồng. Tuy nhiên, phổ biến nhất là các máy chấm công với mức giá từ 3-6 triệu đồng. Có thể thấy, mức chi phí đầu tư cho một máy chấm công bằng vân tay khá là ít ỏi so với việc thuê người để chấm công bằng phương pháp truyền thống.
Hiệu quả công việc của máy chấm công bằng vân tay rất cao so với phương pháp truyền thống
Các máy chấm công vân tay hoạt động theo nguyên lý ghi nhận, đối chiếu và lưu trữ thông tin của người lao động (vân tay) để chấm công. Chỉ một cái quẹt tay với thời gian 1 giây, người lao động đã hoàn tất việc chấm công của mình và bắt đầu công việc. Chính vì thế, một máy chấm công bằng vân tay có thể thực hiện việc chấm công cho hàng trăm, hàng nghìn nhân sự chỉ trong thời gian rất ngắn. Điều này đảm bảo cho công việc được thực hiện một cách hiệu quả trong thời gian ngắn nhất. Hơn nữa, việc kết nối với các phần mềm của hệ thống, sao lưu dữ liệu,… giúp cho các thông tin chấm công được lưu trữ, tra cứu, sử dụng dễ dàng hơn.
Dễ dàng sử dụng
Hầu hết các máy chấm công trên thị trường đều sử dụng phần mềm với ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt. Yếu tố này khiến việc làm quen sử dụng máy chấm công trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, các phần mềm quản lý kèm theo máy liên tục được nâng cấp, tối ưu về giao diện và các chức năng. Điều đó một người bình thường đều có thể vận hành, sử dụng máy chỉ với vài phút làm quen.
Bảo mật, tránh gian lận
Các máy chấm công vân tay có thể cài đặt mật khẩu bằng văn bản (tầm trung) hoặc giọng nói (cao cấp). Chính vì vậy, dữ liệu chấm công sẽ được bảo mật gần như tuyệt đối. Hơn nữa, việc gian lận bằng cách chấm công hộ, nhờ chấm lại,… sẽ không còn do dữ liệu chấm công được xác nhận bằng vân tay của từng nhân sự.
Dữ liệu chấm công được mã hóa và có thể sao lưu thành dạng file excel khi cần thiết. Vì vậy, việc sử đổi các dữ liệu chấm công khó thực hiện. Đồng thời, luôn có dữ liệu gốc để đối chiếu nếu cần điều tra gian lận.
Dễ dàng lưu trữ, tra cứu dữ liệu
Dữ liệu chấm công (data) được lưu trữ dưới dạng file mềm và có thể kết xuất thành file excel khi cần thiết. Ngoài ra, một số máy chấm công cao cấp còn có thể chuyển thành các dạng file khác. Hoặc một số máy chấm công còn có chức năng sao lưu dữ liệu, đồng bộ dữ liệu thời gian thực lên các server của doanh nghiệp. Điều này khiến cho doanh nghiệp có thể lưu trữ một số lượng lớn dữ liệu chấm công mà không lo bị mất mát, hư hỏng qua thời gian.
Hơn nữa, với dạng lưu trữ bằng dữ liệu số, khi cần thiết doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu hơn.
Kết nối hệ thống
Các thiết bị chấm công hiện đại hiện nay đều có khả năng kết nối với hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Chẳng hạn, máy chấm công kết nối với hệ thống camera,.. Điều này khiến cho việc quản lý nhân sự được tự động hóa gần như toàn bộ. Hiệu suất công việc cũng cao hơn.
Có thể thấy rằng, chỉ với một số tiền đầu tư ban đầu doanh nghiệp có thể có được lợi ích rất lớn từ việc gia tăng hiệu suất và hiệu quả quản lý nhân sự với máy chấm công bằng vân tay. Sử dụng máy chấm công vân tay là xu hướng quản lý nhân sự hiện đại mà không một doanh nghiệp nào nên bỏ qua./
